Økonomi-rutiner

Innledning

Hvert årskull har èn lagskonto. Ved forespørsel kan klubben opprette to lagskonti, fks. èn lagskonto for et satsningslag og èn lagskonto for et breddelag i samme årskull.

En lagskonto er kun en «konto» i HHKs regnskap, og ikke en bankkonto. Lagskontoen består av de midlene laget har mottatt fra klubben eller samlet inn selv. Det gjøres oppmerksom på at alle midler på en lagskonto tilhører klubben uansett hvordan midlene er skaffet - og at ved opphør av laget så tilfaller midlene som står på lagskonto til klubben. Det samme gjelder dersom spillere slutter på laget; dersom en spiller har midler «allokert til seg» som følge av dugnadsarbeid o.l. så tilfaller disse laget når vedkommende spiller slutter på laget - og deretter klubben dersom laget opphører som lag.

All fakturering av sponsorer, innsamling av dugnadspenger, innsamling av egenandeler, betaling av påmeldingsavgifter og deltakerkort, osv SKAL samles inn til lagskontoen og alle betalinger på vegne av laget SKAL skje gjennom klubbens konto. Private bankkonti o.l. skal ikke benyttes til innsamling av penger eller betaling av fakturaer. Klubbens regler omkring dette er i samsvar med NIF sin lov og retningslinjer.

I starten av sesongen settes tilskudd som klubben gir til lag inn på lagskontoen. Dette gjelder per tiden påmeldingsavgift for to turneringer. Det settes inn kr. 3000 (1500 x 2) for 10 spillere, og ytterligere kr. 3000 for ytterligere 10 spillere, og så videre. Yngre lag (som har færre spillere per lag i turnering, og dermed flere lag, kan be styret om økt tilskudd).

Omkring 20. i hver måned sender regnskapsfører månedsrapport for forrige måned til daglig leder (det vil si at omkring 20. mai mottas månedsrapport for april). Daglig leder sender deretter ut månedsrapportene til laglederne. I månedsrapporten vil alle bevegelser for lagskontoen stå, det vil si alle beløp som har kommet inn i løpet av måneden og alle beløp som har gått ut i løpet av måneden.

Bruk av Vipps

Klubben oppretter ett unikt Vipps nummer for hvert årskull. Dette er knyttet til lagskontoen og kan dermed benyttes til innbetaling av egenandeler, dugnadsinntekter, osv.

Det er svært viktig at man IKKE oppretter underkategorier tilknyttet sitt Vipps nummer. Dette fordi underkategoriene ikke fremkommer i rapportene til regnskapsfører, og dermed vil inntekter fra underkategorier gå til klubbkassen istedenfor lagskontoen.

Daglig leder er ansvarlig for å opprette (og avvikle) Vipps nummer. Daglig leder vil benytte samme type beskrivelse på alle Vipps nummer; dette vil være «Hundvåg Håndball Gutter 2013» og tilsvarende for andre lag.

Laglederne kan når som helst selv hente ut rapporter for innbetalinger gjort med Vipps. Dette kan for eksempel benyttes når man skal samle inn penger til deltakerkort på en turnering. Da kan man be de foresatte merke betalingen i Vipps med «navn på spiller + deltakerkort Rødspette» (dersom innbetalingen gjelder deltakerkort for Rødspette Cup).

Daglig leders økonomi-dag

Daglig leder har «økonomi-dag» hver torsdag. Det vil si at daglig leder gjennomgår og håndterer alle henvendelser knyttet til økonomi fra foregående uke. Dette er dagen daglig leder fakturerer på vegne av lagene, betaler regninger på vegne av lagene, legger krav om utgiftsrefusjoner til utbetaling, besvarer spørsmål fra laglederne knyttet til økonomi, samhandler med og regelmessig møter regnskapsfører, osv.

Rutine for å be om utgiftsrefusjon

En person som søker refusjon for et utlegg på vegne av laget må sende en epost til lagleder for årskullet hvor kravet fremsettes på den måten som beskrives nedenfor. Eposten må inneholde et bilde eller et pdf vedlegg som viser dokumentasjon på utlegget. Dersom det er lagleder selv som fremsetter kravet, så sendes eposten direkte til daglig leder.

I emnefeltet (og kun i emnefeltet!!) så må følgende skrives:

Laget som refusjonskravet er tilknyttet (fks. J2007)
Navn på person som søker refusjon (fks. Lars Larsen)
Kontonummer pengene ønskes utbetalt
Kort beskrivelse av hva refusjonen gjelder

Da kan teksten i emnefeltet for eksempel bli: «J2007, Lars Larsen, kontonummer, Hotell i Troll Cup»

Dersom lagleder godkjenner søknaden om refusjon, så vil lagleder videresende eposten til klubbens bilagsmottak (hundvaaghaandball@ebilag.com). Lagleder må huske å fjerne ekstra tekst som kommer i emnefeltet ved videresending («FW», «VS», osv).

Dersom lagleder avviser søknaden om refusjon, så vil lagleder sende svar om dette til kravstiller med begrunnelse om hvorfor søknaden er avslått. Kravstiller kan da klage avslaget inn til styret.

Selve utbetaling av refusjonen godkjennes av daglig leder samt styrets økonomiansvarlig, etter at regnskapsfører har lagt denne til godkjennelse (skjer automatisk dersom man følger prosedyren som er beskrevet ovenfor).

Rutine for betaling av innkomne fakturaer (fks. påmeldingsavgifter)

Når en faktura mottas av lagleder for betaling av for eksempel påmelding til turnering så skal lagleder følge rutinen som er beskrevet nedenfor. Eposten må inneholde et bilde eller et pdf vedlegg av faktura. Lagleder sender eposten til klubbens bilagsmottak (hundvaaghaandball@ebilag.com).

I emnefeltet (og kun i emnefeltet!!) så må følgende skrives:

Laget som faktura er tilknyttet (fks. J2007)
Kort beskrivelse av faktura

Da kan teksten i emnefeltet for eksempel bli: «J2007, Påmeldingsavgift Troll Cup»

Selve betaling av faktura godkjennes av daglig leder samt styrets økonomiansvarlig, etter at regnskapsfører har lagt denne til godkjennelse (skjer automatisk dersom man følger prosedyren som er beskrevet ovenfor).

Rutine for fakturering (på vegne av lag)

Dersom et lag skal fakturere en bedrift, fks. for sponsing av laget eller fakturering for utført dugnad for bedriften, så må man følge prosedyren som beskrevet nedenfor.

Lagleder sender en epost til regnskap@bok-hinna.nomed beskrivelse av hva som skal faktureres (og til hvem).
Faktura blir da sendt ut av regnskapsfører, og inntekten føres umiddelbart til lagskontoen. Kravet mot bedriften som er fakturert blir en fordring i klubbens regnskap og innkreving av pengene er dermed klubbens oppgave (inkludert å purre på penger som ikke kommer inn).

Rutine for forespørsel om forskuddsbetaling

HHK ønsker ikke at muligheten til å «legge ut penger» på vegne av klubben skal være påkrevd av lagledere. For mange er dette greit, da man kanskje legger ut ved bruk av kredittkort som forfaller til betaling etter at refusjon er mottatt, men for andre så er denne muligheten ikke til stede eller ønskelig. Lagledere kan derfor be om forskudd til kostnader som vil komme. Dette gjøres på følgende måte:

Lagleder sender forespørsel om forskudd til daglig leder. Lagleder må beskrive i eposten hva forskuddet skal benyttes til (og hvilket lag det gjelder, slik at korrekt lagskonto belastes).
Daglig leder informerer regnskapsfører per epost at forskudd utbetales. Det skjer ved at det utstedes en «faktura», og at denne blir godkjent av daglig leder og styrets økonomiansvarlig - og pengene vil deretter bli utbetalt til lagleders bankkonto.
Etter at forskuddet (eller deler av forskuddet) er benyttet, så må lagleder sende inn bilag for det forskuddet er benyttet til. Bilagene sendes til daglig leder. Dersom forskuddet var for lite i forhold til reelle utgifter så legges det inn krav om ytterligere refusjon. Dersom forskuddet var større enn det man benyttet, så betales restbeløpet tilbake til klubben.