Innledning
Hvert årskull har èn lagskonto. Ved forespørsel kan klubben opprette to lagskonti, fks. èn lagskonto for et satsningslag og èn lagskonto for et breddelag i samme årskull.
En lagskonto er kun en «konto» i HHKs regnskap, og ikke en bankkonto. Lagskontoen består av de midlene laget har mottatt fra klubben eller samlet inn selv. Det gjøres oppmerksom på at alle midler på en lagskonto tilhører klubben uansett hvordan midlene er skaffet – og at ved opphør av laget så tilfaller midlene som står på lagskonto til klubben. Det samme gjelder dersom spillere slutter på laget; dersom en spiller har midler «allokert til seg» som følge av dugnadsarbeid o.l. så tilfaller disse laget når vedkommende spiller slutter på laget – og deretter klubben dersom laget opphører som lag.
All fakturering av sponsorer, innsamling av dugnadspenger, innsamling av egenandeler, betaling av påmeldingsavgifter og deltakerkort, osv SKAL samles inn til lagskontoen og alle betalinger på vegne av laget SKAL skje gjennom klubbens konto. Private bankkonti o.l. skal ikke benyttes til innsamling av penger eller betaling av fakturaer. Klubbens regler omkring dette er i samsvar med NIF sin lov og retningslinjer.
I starten av sesongen settes tilskudd som klubben gir til lag inn på lagskontoen. Dette gjelder per tiden påmeldingsavgift for to turneringer. Det settes inn kr. 3000 (1500 x 2) for 10 spillere, og ytterligere kr. 3000 for ytterligere 10 spillere, og så videre. Yngre lag (som har færre spillere per lag i turnering, og dermed flere lag, kan be styret om økt tilskudd).
Omkring 20. i hver måned sender regnskapsfører månedsrapport for forrige måned til daglig leder (det vil si at omkring 20. mai mottas månedsrapport for april). Daglig leder sender deretter ut månedsrapportene til laglederne. I månedsrapporten vil alle bevegelser for lagskontoen stå, det vil si alle beløp som har kommet inn i løpet av måneden og alle beløp som har gått ut i løpet av måneden.
Bruk av Vipps
Klubben oppretter ett unikt Vipps nummer for hvert årskull. Dette er knyttet til lagskontoen og kan dermed benyttes til innbetaling av egenandeler, dugnadsinntekter, osv.
Det er svært viktig at man IKKE oppretter underkategorier tilknyttet sitt Vipps nummer. Dette fordi underkategoriene ikke fremkommer i rapportene til regnskapsfører, og dermed vil inntekter fra underkategorier gå til klubbkassen istedenfor lagskontoen.
Daglig leder er ansvarlig for å opprette (og avvikle) Vipps nummer. Daglig leder vil benytte samme type beskrivelse på alle Vipps nummer; dette vil være «Hundvåg Håndball Gutter 2013» og tilsvarende for andre lag.
Laglederne kan når som helst selv hente ut rapporter for innbetalinger gjort med Vipps. Dette kan for eksempel benyttes når man skal samle inn penger til deltakerkort på en turnering. Da kan man be de foresatte merke betalingen i Vipps med «navn på spiller + deltakerkort Rødspette» (dersom innbetalingen gjelder deltakerkort for Rødspette Cup).
Daglig leders økonomi ansvar:
Daglig leder gjennomgår og håndterer alle henvendelser knyttet til økonomi. Daglig leder fakturerer på vegne av lagene, betaler regninger på vegne av lagene, legger krav om utgiftsrefusjoner til
utbetaling, besvarer spørsmål fra laglederne knyttet til økonomi, samhandler med og regelmessig møter regnskapsfører, osv.
Rutine for å be om utgiftsrefusjon
En person som søker refusjon for et utlegg på vegne av laget må sende en epost til lagleder for årskullet hvor kravet fremsettes på den måten som beskrives nedenfor. Eposten må inneholde et pdf vedlegg (se mal til utgiftsrefusjon under «refusjoner») som viser dokumentasjon på utlegget. Dersom det er lagleder selv som fremsetter kravet, så sendes eposten direkte til daglig leder.
I emnefeltet (og kun i emnefeltet!!) så må følgende skrives:
Laget som refusjonskravet er tilknyttet (fks. J2007)
Navn på person som søker refusjon (fks. Lars Larsen)
Kontonummer pengene ønskes utbetalt
Kort beskrivelse av hva refusjonen gjelder
Da kan teksten i emnefeltet for eksempel bli: «J2007, Lars Larsen, kontonummer, Hotell i Troll Cup»
Dersom lagleder godkjenner søknaden om refusjon, så vil daglig leder videresende eposten til klubbens bilagsmottak (hundvaaghaandball@ebilag.com).
Dersom lagleder avviser søknaden om refusjon, så vil lagleder sende svar om dette til kravstiller med
begrunnelse om hvorfor søknaden er avslått. Kravstiller kan da klage avslaget inn til styret.
Selve utbetaling av refusjonen godkjennes av daglig leder samt styrets økonomiansvarlig, etter at regnskapsfører har lagt denne til godkjennelse (skjer automatisk dersom man følger prosedyren som er beskrevet ovenfor).
Rutine for betaling av innkomne fakturaer (fks. påmeldingsavgifter)
Når en faktura mottas av lagleder for betaling av for eksempel påmelding til turnering så skal lagleder følge rutinen som er beskrevet nedenfor. Eposten må inneholde et bilde eller et pdf vedlegg av faktura. Lagleder sender eposten til klubbens bilagsmottak (hundvaaghaandball@ebilag.com) eller daglig leder.
I emnefeltet (og kun i emnefeltet!!) så må følgende skrives:
Laget som faktura er tilknyttet (fks. J2007)
Kort beskrivelse av faktura
Da kan teksten i emnefeltet for eksempel bli: «J2007, Påmeldingsavgift Troll Cup»
Selve betaling av faktura godkjennes av daglig leder samt styrets økonomiansvarlig, etter at regnskapsfører har lagt denne til godkjennelse (skjer automatisk dersom man følger prosedyren som er beskrevet ovenfor).
Rutine for fakturering (på vegne av lag)
Dersom et lag skal fakturere en bedrift, fks. for sponsing av laget eller fakturering for utført dugnad for bedriften, så må man følge prosedyren som beskrevet nedenfor.
Lagleder sender en epost til post@hundvaag-haandball.no, beskrivelse av hva som skal faktureres og til hvem (organisasjonsnummer og kontaktinformasjon).
Faktura blir da sendt ut av daglig leder, og inntekten føres umiddelbart til lagskontoen. Kravet mot bedriften som er fakturert blir en fordring i klubbens regnskap og innkreving av pengene er dermed klubbens oppgave (inkludert å purre på penger som ikke kommer inn).
Rutine for forespørsel om forskuddsbetaling
HHK ønsker ikke at muligheten til å «legge ut penger» på vegne av klubben skal være påkrevd av lagledere. For mange er dette greit, da man kanskje legger ut ved bruk av kredittkort som forfaller til betaling etter at refusjon er mottatt, men for andre så er denne muligheten ikke til stede eller ønskelig. Lagledere kan derfor be om forskudd til kostnader som vil komme. Dette gjøres på følgende måte:
Lagleder sender forespørsel om forskudd til daglig leder. Lagleder må beskrive i eposten hva forskuddet skal benyttes til (og hvilket lag det gjelder, slik at korrekt lagskonto belastes).
Daglig leder informerer regnskapsfører per epost at forskudd utbetales. Det skjer ved at det utstedes en «faktura», og at denne blir godkjent av daglig leder og styrets økonomiansvarlig – og pengene vil deretter bli utbetalt til lagleders bankkonto.
Etter at forskuddet (eller deler av forskuddet) er benyttet, så må lagleder sende inn bilag for det forskuddet er benyttet til. Bilagene sendes til daglig leder. Dersom forskuddet var for lite i forhold til reelle utgifter så legges det inn krav om ytterligere refusjon. Dersom forskuddet var større enn det man benyttet, så betales restbeløpet tilbake til klubben.
Hundvåg Håndballklubb dekker påmeldingsavgift for 1 turneringer i Norge per sesong. Deltakerne må selv betale deltakerkort. Turneringer utover dette må dekkes av lagene.
www.handball.no/regioner/nhf-sentralt/kampaktivitet/andre-kamptilbud/turneringer/
Reiseutgifter
Klubben betaler kjøregodtgjørelse samt refusjon av bompenge- og/eller ferjeutgifter i henhold til retningslinjene som er gjengitt nedenfor. Dette gjelder for foreldre eller andre sjåfører som kjører egen bil til seriekamper (bortekamper) som en del av transportplanen for å frakte spillere og/eller trenere og lagledere.
Klubben betaler kr. 1,50 per km i kjøregodtgjørelse.
Klubben betaler for kjøring til seriekamper sør for Egersund og nord for Rennesøy.
Klubben refunderer bompenger tilknyttet kjøring i Ryfylketunnelen for det antall biler man behøver for å bringe spillere/trenere/lagledere til seriekamp.
Klubben oppfordrer lag til kun å benytte det antall biler man behøver for lagets spillere og trenere/lagledere, men sjåfører som kjører i tillegg og har med minst to spillere/trenere kan søke daglig leder om kjøregodtgjørelse og/eller refusjon av bompenger/ferjeutgifter. En slik forespørsel om refusjon bør fremsettes til daglig leder FØR reisen.
For å kreve kjøregodtgjørelse og/eller bompenger/ferjeutgifter, så må man fylle ut og signere reiseregningsskjema som kan lastes ned nedenfor. Skjema må også attesteres av trener/lagleder. Det signerte skjema sendes inn av trener/lagleder som attesterer på utgiftene. Skjema sendes til daglig leder på post@hundvaag-haandball.no.
Hundvåg Håndball – Reiseregning (Excel)
Utgiftsrefusjon
Utgifter knyttet til drift av klubb eller lag, og som er forhåndsgodkjent av person med myndighet til å godkjenne et slikt utlegg, vil bli refundert av klubben. Refusjonskravet fremsettes ved at utgiftsrefusjonsskjema (se nedenfor) fylles ut og attesteres av trener/lagleder. Dette gjelder også der utlegget er gjort av en trener/lagleder, det vil si at det alltid skal være en trener/lagleder som attesterer utgiften. Som bilag til utgiftsrefusjonsskjema skal man legge ved kvittering for utlegget.
Merk at krav om utgiftsrefusjon må gjøres senest en måned etter utlegget ble foretatt.
Utgiftsrefusjonsskjema og bilag sendes til daglig leder. Dette gjøres av personen som har attestert skjemaet.
Nedenfor finner du informasjon om utstyr som Hundvåg Håndballklubb gir til lag, trenere, lagledere og dommere.
LAG:
- Is, tape og medisinbag m/ nødvendig innhold
- Taktikk-tavle
- Oppbevaringskurv i Hundvåghallen dersom der er ledig kurv (forespørsel sendes daglig leder, og lag som benytter klister-baller prioriteres)
- Eget skap i Hundvåghallen til oppbevaring av små gjenstander
- Fløyte(r)
- Tilbud om å kjøpe Hummel produkter via klubben til redusert pris dersom man kjøper som lag (fks. klær fra klubbkolleksjonen, baller, etc)
- Drakt/ shorts for lagene (som skal leveres tilbake til klubben ved endt bruk):
Lag opp til og med 11 år får gule hjemmedrakter
Lag fra og med 12 år, til og med 14 år får gule hjemmedrakter og shortser
Lag fra fra og med 15 år får gule hjemmedrakter og blå bortedrakter, samt shortser
Superlaget får gule hjemmedrakter
Fysisk aktivitet gruppen får trenings t-skjorter m/ HHK logo
TRENER:
Overtrekksgenser og treningsbukse
LAGLEDER:
Overtrekksgenser
DOMMERE:
Dommerdrakt og dommershorts
Fløyte(r)
Dommerkort
Her legges nyttige dokumenter og linker, inkludert maler som kan benyttes for foreldremøter.
Bruksanvisning for varmepressen
SLÅ PÅ VARMEPRESSEN:
Slå på hovedbryter på varmepressen (grønn knapp).
Varmepressen er forhåndsinnstilt på korrekt temperatur og tid. Dersom du ønsker å kontrollere temperatur/tid så trykker du på «Mode» to ganger (først vises forhåndsinnstilt temperatur og deretter forhåndsinnstilt tid).
Trykk på den røde «ON/ OFF» knappen. Etter kort tid vil du se at temperaturen på temperaturmåleren starter å stige. Varmepressen tar cirka 15 på å varme opp til forhåndsinnstilt temperatur.
TRYKKING:
Bruk håndtak på overplaten til å svinge overplaten til høyre.
Legg plagget du skal trykke på underplaten.
Legg «trykk-merkene» på plagget – HUSK å legge limflaten ned mot plagget.
Legg bakepapir over «trykk-merkene» slik at overplaten beskyttes.
Drei overplaten tilbake ved bruk av håndtaket.
Løsne sikring og press håndtak ned slik at håndtaket «låser».
Display på varmepressen starter å telle ned i henhold til forhåndsinnstilt tid.
Når tiden er over, så lyder et lydsignal (alarm). Ta da håndtaket opp – husk å ta av sikring først.
Drei overplaten til høyre og ta bort plagget.
Ta folien bort fra «trykk-merkene» bort.
SLÅ AV VARMEPRESSEN:
Slå av hovedbryter (grønn knapp). Lyset i grønn knapp skal være av.
LA OVERPLATEN PÅ VARMEPRESSEN STÅ OPPE når du er ferdig. Overplate og underplate skal ikke være klemt sammen når du forlater varmepressen!!!
Dersom laget må omberamme en kamp vil alle omberamminsgebyr tilfalle laget. Ved omberamming av kamp senere enn 7 dager før oppsatt kamp vil klubben få tilsendt et omberammingsgebyr på kr. 750,- av Håndballforbundet som tilfaller laget det gjelder. Når et lag omberammer en kamp vil det også være klubben som omberammer som lønner dommere. Disse kostnadene tilfaller også laget. Unntak her dersom flere på laget er syke og ikke kan stille til kamp, gis beskjed til daglig leder.
Trenger dere hjelp til å omberamme kampen kan dere kontakte daglig leder for hjelp. Dere har selv ansvar for å kontakte motstanderlaget og dommerne. Skal daglig leder omberamme kampen trengs det kontaktinformasjonen til motstanderlagets trener.